goal setting and progress tracking

การตั้งเป้าหมายเป็นเรื่องสำคัญ เป็นบันไดขั้นแรกสู่ความสำเร็จในงานอะไรก็ตามที่ต้องการ

อย่างไรก็ดี การตั้งเป้าหมายเพียงอย่างเดียว ยังไม่เพียงพอ เรายังต้องการ “แผน” และขั้นตอนหรือวิธีการวัดผล เพื่อให้รู้ได้ว่า เรากำลังมุ่งหน้าไปยังเป้าหมายที่ต้องการหรือเปล่า

ถ้าตั้งเป้าหมายเฉยๆ แต่ไม่มีแผนอะไรมารองรับเลย มันก็เป็นเรื่องเพ้อฝันชัดๆ ว่าจะบรรลุถึงเป้าหมายนั้นได้

เราตั้งเป้าหมายเมื่อสองสามสัปดาห์ก่อนแล้วว่า ปีนี้จะลงวิ่งพัทยามาราธอน นั่นคือการตั้งเป้าหมาย เพราะก่อนหน้านั้นเวลาวิ่ง ก็ลำบากที่จะตัดสินใจว่าแต่ละวันจะวิ่งเท่าไหร่ดี มันไม่มีแรงขับดันที่เพียงพอ เลยต้องมองหางานแข่งวิ่ง

“เป้าหมายช่วยสร้างแรงขับดัน

พอมีเป้าหมายแล้ว ก็เริ่มวางแผน บางทีเราอาจจะต้องวางแผนเอง แต่ถ้าเป็นงานอะไรที่เคยมีคนทำได้มาแล้ว ไม่ต้องวางแผนเองก็ได้ เอาแผนของคนอื่นที่รู้ว่าได้ผลแน่นอนมาใช้ ก็ประหยัดเวลาดี อย่างแผนการฝึกซ้อมวิ่งมาราธอน นี่ก็ไม่ต้องคิดเอง ไม่ต้องลองผิดลองถูกเอง

แล้วก็มาถึงการ ลงมือทำตามแผน และที่สำคัญ คือ การบันทึกความคืบหน้าของแผนนั้น เปรียบเทียบกับเวลา เราเข้าใกล้เป้าหมายบ้างหรือเปล่า ระยะเวลาเป็นอย่างไรบ้าง ต้องมีการเปลี่ยนแปลงแผนบ้างหรือเปล่า

ยิ่งเราตรวจสอบความคืบหน้าบ่อยเท่าไหร่ เรายิ่งจดจ่ออยู่กับเป้าหมาย เพิ่มโอกาสที่จะสำเร็จมากขึ้น

การลดน้ำหนักก็เช่นเดียวกัน ถ้าตั้งเป้าหมายไว้ การชั่งน้ำหนักทุกวัน คือการวัดความคืบหน้าอย่างหนึ่ง จะชั่งแล้วชั่งอีกอยู่นั่นแหละ ให้แน่ใจว่าเรากำลังมุ่งหน้าไปถูกทางแล้ว

Governance Training Recap

บันทึกโน้ตที่จดไว้ระหว่างการเรียน governance overview training

Supplier Engagement หรือการซื้อบริการจากซัพพลายเออร์ แบ่งออกได้เป็นสองแบบ คือ

  • Outsourcing: มักจะมีลักษณะเป็นการจ้างใช้บริการระยะยาว เพื่อนำกระบวนการการทำงานออกไปนอกองค์กร เปิดโอกาสให้บุคลากรในองค์กรพุ่งความสำคัญไปยังงานที่เป็นแก่นหลักของธุรกิจแทน มีลักษณะเป็น strategic service
  • Contracted Deliverable: เป็นการจ้างบริการที่มีขอบเขตระยะเวลาไม่นานนัก ทำงานกันเสร็จเป็นอย่างๆ ชิ้นๆ ไป

Outsourcing Progression : หรืออยากจะเรียกว่าวงจรชีวิตของการทำ outsourcing แบ่งเป็น 7 ขั้นตอน

  1. Strategy – Idea คือการมองหาไอเดียว่ากระบวนการ หรือขั้นตอนการทำงานไหนที่น่าจะเหมาะกับการทำ outsource โดยพิจารณาจากกลยุทธ์ของบริษัท หรือของหน่วยงาน
  2. Strategy Exploration ขั้นตอนนี้จะเริ่มต้องใช้ความช่วยเหลือจากแผนก purchasing คือเริ่ม มองออกไปยังตลาด outsource ภายนอก ว่ากระบวนการทำงานแบบนั้น มีบริษัทไหนให้บริการอยู่บ้าง แนวโน้มตลาดเป็นอย่างไร ความคุ้มค่าทางธุรกิจเป็นอย่างไร
  3. Outsourcing Design เป็นการออกแบบการ outsource แล้ว โดยเจาะไปที่ process ที่ต้องการ outsource ปริมาณงาน กระบวนการทำงานในรายละเอียด ความคาดหวังในเรื่องระยะเวลาการให้บริการ เป็นต้น
  4. Contracting เป็นขั้นตอนการทำสัญญา อาจจะต้องเอาฝ่ายกฎหมายเข้ามาช่วยดูสัญญาด้วย
  5. Transition เป็นขั้นตอนเริ่มกระบวนการย้ายงาน จากที่เคยทำในองค์กร มาเป็นงานที่ทำโดย supplier ภายนอก จะติดต่อกันอย่างไร ตกลงความเร็วในการให้บริการเป็นอย่างไร มีข้อยกเว้นอะไรไหม และอื่นๆ
  6. Governance เป็นการควบคุมการทำงานในระหว่างสัญญา
  7. Recompete, Repatriate, Renewal เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาของสัญญา ก็มาทำการประเมินผลสรุป ผลของการประเมินผลอาจจะเป็นว่าให้ต่อสัญญาซัพพลายเออร์รายเดิมทำต่อไป หรือออกไปหาซัพพลายเออร์รายใหม่ หรือดึงงานบางส่วนหรือทั้งหมดกลับเข้ามาทำในองค์กรอย่างเดิม หรืออาจจะเป็นส่วนผสมของทั้งสามรูปแบบนี้ก็ได้

การทำ governance มีเป้าหมายสำคัญคือ กำกับดูแลให้ซัพพลายเออร์ ทำงานให้ได้ผลตามที่ได้ตกลงกันไว้ในสัญญา

หลักการหรือ Principles ของการทำ supplier governance ประกอบด้วย

  • Develop partnership relationship
  • Empower the supplier
  • Leverage supplier expertise
  • Retain only necessary responsibility
  • Maintain control

โดยทั่วไปแล้ว องค์กรที่เป็นลูกค้า จะแค่กำหนดว่า “อะไร” คือสิ่งที่ต้องการให้ทำ (what) แล้วปล่อยให้ supplier เป็นผู้กำหนดเองว่าจะทำงานนั้นๆ “อย่างไร” (how) อาจจะมีข้อยกเว้นอยู่บ้าง ในกรณีที่องค์กรลูกค้า อาจจะต้องลงมาดูในรายละเอียดว่า supplier ทำงานอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้ามีส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อผูกพันทางกฎหมาย หรือมีความเสี่ยงด้านการตรวจสอบภายในองค์กร

กระบวนการหลักๆ ของการทำ governance ประกอบไปด้วย

  • Contract Administration เป็นเรื่องเกี่ยวกับรายละเอียดของสัญญา
  • Relationship Management เป็นการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรลูกค้ากับซัพพลายเออร์
  • Performance Management เน้นไปที่ผลการทำงาน เช่นทำได้ตามข้อกำหนด ตามเวลา ด้วยคุณภาพที่ตกลงกันไว้หรือไม่
  • Financial Management เป็นกระบวนการจัดการด้านการเงิน เช่น ตรวจสอบความถูกต้องของ invoice เป็นต้น

ในการออกแบบกระบวนการทำงาน เพื่อนำไปสู่การ outsource นั้้น มีปัจจัยที่ควรพิจารณาดังนี้

  • ความสลับซับซ้อนของขั้นตอนการทำงาน
  • ความเป็นมาตรฐานของกระบวนการทำงาน มี “ข้อยกเว้น” มากน้อยเพียงใด
  • จำนวนของทางเลือกหรือข้อมูลสำหรับงานแต่ละทรานสแอกชัน
  • ระยะเวลาโดยรวมของทรานสแอกชันแต่ละอัน

บทบาทหรือตำแหน่งหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับงาน governance ประกอบด้วย

  • Executive Sponsor
  • Relationship Manager
  • Process Owner
  • Service manager
  • Transitional manager
  • Others (purchase, legal, finance)

Relationship manager โดยทั่วไปมักจะเป็นคนเดียวต่อ supplier หนึ่งราย รับผิดชอบโดยรวมเกี่ยวกับผลงานของซัพพลายเออร์ ความพึงพอใจขององค์กรภายใน และ value creation โดยพิจารณาทางด้าน  commercial contract, financial, และ operational performance

Process Owner มีหน้าที่รับผิดชอบในการควบคุมให้การทำกระบวนการอย่างใดอย่างหนึ่ง มีความสม่ำเสมอทั้งองค์กร

Service Manager รับผิดชอบดูแลผลของการให้บริการจาก supplier ในการทำงานประจำวัน จัดลำดับความสำคัญของงาน และกำหนดแนวทางในการทำงานกับ supplier

Transition Manager บทบาทนี้เป็นหน้าที่ชั่วคราว โดยเป็นผู้นำในการเริ่มต้นกระบวนการโอนย้ายขั้นตอนการทำงาน และพัฒนาขั้นตอนการกำกับดูแล

Other – Purchasing คอยช่วยเริ่มร่างสัญญา หรือปรับเปลี่ยนสัญญา เจรจาต่อรองราคา

Other – Legal ฝ่ายกฎหมาย เข้ามาช่วยในกรณีที่จำเป็น อาจจะเรื่องความลับทางการค้า หรือเรื่องทางกฎหมายอื่นๆ

Other – Finance ฝ่ายการเงิน มาควบคุมดูแลให้การทำ outsource อยู่ในงบประมาณที่วางไว้

อื่นๆ เช่น Employee/ Labor/ External Relation หรือ internal audit เป็นต้น

 

too fast to click send button

วันนี้ส่งรายชื่อขอ broad base feedback ไปให้หัวหน้า อันนี้เป็นขั้นตอนปกติประจำปี ที่จะมีการประเมินผลการทำงานของพนักงานแต่ละคน ส่วนหนึ่งของการประเมินผลคือการขอฟีดแบ็คจากคนที่ทำงานด้วย อาจจะเป็นเพื่อนร่วมงาน คนในทีม ที่ไม่ได้เป็นเจ้านายหรือลูกน้องโดยตรง

ระหว่างที่เขียน เราก็ใช้วิธีพิมพ์ชื่อของคนที่ต้องการขอเอาไว้ใช่อง cc เพราะจะได้ก็อบกลับมาใส่ไว้ในอีเมล์ เจ้านายจะได้ไปปะเอาไว้สะดวกหน่อย

ปรากฎว่า มือเร็วไปหน่อย เขียนอีเมล์เสร็จปุ่ม กดส่งเลย นิสัยของเราเองคือถ้าจะส่งอีเมล์นี่ไม่ย้ายมือออกจากคีย์บอร์ดให้เสียเวลา ใช้ Ctrl+S เร็วกว่าเยอะ

อ้าว… เฮ้ย ทีนี้คนที่เราจะขอ feedback จากเค้า ก็รู้หมดสิว่าเราส่งไปขอใครบ้าง

เดือดร้อนเลยต้องหาคำสั่ง recall อุตลุด แต่ก็ดูเหมือนจะสายไปเสียแล้ว อย่างน้อยสองคนได้รับข้อความไปเรียบร้อยแล้ว

ความจริงก็ไม่ใช่เรื่องร้ายแรงหรอก เพียงแต่มันไม่ค่อยเหมาะสมเท่านั้นเอง

10 things to learn from Japan

10 things to learn from Japan-

1. THE CALM

Not a single visual of chest-beating or wild grief. Sorrow itself has been elevated.

 

2. THE DIGNITY

Disciplined queues for water and groceries. Not a rough word or a crude gesture.

 

3. THE ABILITY

The incredible architects, for instance. Buildings swayed but didn’t fall.

 

4. THE GRACE

People bought only what they needed for the present, so everybody could get something.

 

5. THE ORDER

No looting in shops. No honking and no overtaking on the roads. Just understanding.

 

6. THE SACRIFICE

Fifty workers stayed back to pump sea water in the N-reactors. How will they ever be repaid?

 

7. THE TENDERNESS

Restaurants cut prices. An unguarded ATM is left alone. The strong cared for the weak.

 

8. THE TRAINING

The old and the children, everyone knew exactly what to do. And they did just that.

 

9. THE MEDIA

They showed magnificent restraint in the bulletins. No silly reporters. Only calm reportage.

 

10. THE CONSCIENCE

When the power went off in a store, people put things back on the shelves and left quietly.

Information Ladder and DIKW

ระหว่างที่กำลังค้นเรื่อง data management ก็ไปพบกับศัพท์คำนี้เข้า Information Ladder จะว่าไปแล้วมันก็คือ ความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนในการเรียนรู้ของมนุษย์ ซึ่งเราเองก็เคยเห็นมาก่อน ในรูปแบบของแผนผัง เพียงแต่ไม่รู้เท่านั้นเอง ว่ามันเรียกว่าอะไร

อย่างไรก็ตาม ดูเหมือนกับว่า คำว่า information ladder นี่จะไม่ค่อยมีคนใช้กันเท่าไหร่นะ มีบทความอยู่ใน wikipedia แต่ก็ดูเหมือนจะไม่ใช่ศัพท์ที่นิยมใช้กันเท่าไหร่นัก

เนื้อหาของมันก็ง่ายๆ แค่

DataInformationKnowledgeUnderstandingInsightWisdom

ค้นไปเพิ่มเติม ก็พบอีกบทความที่น่าสนใจ คือ What is the meaning of “data”, “information”, and “knowledge”? ที่เน้นไปทางด้าน นิยามของคำแต่ละคำ

อีกหนึ่งตัวย่อที่ไปพบเข้าก็คือ DIKW (Data, Information, Knowledge, Wisdom) มีลักษณะคล้ายๆ กันแต่เรียกชื่อต่างกัน โดยชื่อที่มีการอ้างถึงประกอบด้วย

DIKW Hierarchy”, “Wisdom Hierarchy”, “Knowledge Hierarchy”,  “Information Hierarchy”, and the “Knowledge Pyramid”

บทความนี้ดีหน่อย มีรูปประกอบด้วย

ทำไปทำมา เหมือนกับกำลังทำวิจัยรายงานส่งตอนเรียนเลยวุ้ย

The Charles Schulz Philosophy

The Charles Schulz Philosophy
(This is marvelous!  Scroll thru slowly and read carefully to receive and enjoy full effect!)

The  following is the philosophy of Charles Schulz, the  creator of the ‘Peanuts’ comic strip.
You don’t have to actually answer the questions.  Just ponder on them.
Just read the e-mail straight through, and you’ll get the point.

1. Name  the five wealthiest people in the  world.
2. Name  the last five Heisman trophy winners.
3. Name the last five winners of the Miss America pageant.
4  Name  ten people who have won the Nobel or Pulitzer Prize.
5. Name  the last half dozen Academy Award winners for best actor and actress.
6. Name  the last decade’s worth of World Series winners.

How did you do?

The point is, none of us remember the headliners of yesterday.

These are not second-rate achievers.

They are the best in their fields.

But the applause dies.

Awards tarnish.

Achievements are forgotten.

Accolades and certificates are buried with their owners.

Here’s another quiz. See how you do on this one:

1. List a few teachers who aided your journey through school.
2. Name three friends who have helped you through a difficult time.
3. Name five people who have taught you something worthwhile.
4. Think of a few people who have made you feel appreciated and special.
5. Think of five people you enjoy spending time with.

Easier?  The lesson:

The people who make a difference in your life are not the ones with the
most credentials, the most money or the most awards.

They simply are the ones who care the most.

Pass this on to those people, who have either made a difference in your life, or whom you keep close in your heart, like I did.

Don’t worry about the world coming to an end today.  It’s already tomorrow in Australia !

Be Yourself! Everyone Else Is Taken!

 

hello stormy day

เช้าวันนี้ฝนตกหนักตั้งแต่มืด ตื่นมาดีสี่กว่าก็ได้ยินเสียงฝนตกเต็มที่อยู่แล้ว อาบน้ำแต่งตัวตีห้าครึ่งนี่กระหน่ำแบบพายุเลย เดินออกมาที่ห้องนั่งเล่น เฮ้ย เปิดหน้าต่างเอาไว้ตั้งแต่เมื่อคืน ฝนสาดเข้ามาเต็มที่ ที่นอน หมอนอิง เลยไปจนถึงทีวี เครื่องเสียง โดนฝนสาดหมด เลยยกเลิกการออกไปทำงานตอนเช้า ปลุกนายขึ้นมาช่วยกันถูพื้น เพราะพื้นเป็นลามิเนต ทิ้งไว้เดี๋ยวบวมแย่

ด้านล่างไม่ได้เปิดหน้าต่างทิ้งไว้ แต่มีน้ำซึมเข้าหน้าต่างบ้างนิดหน่อย

กว่าจะเช็ดพื้นจนแห้ง นั่งกินข้าว ตอนนี้ก็แปดโมงสี่สิบแล้ว ฝนซาลงกลายเป็นตกธรรมดา อากาศกำลังสบายน่านอนต่อ แล้วทำงานที่บ้านเป็นที่สุด

แต่วันนี้มีนัดสัมภาษณ์พนักงานใหม่ ยังไงก็ต้องไปที่ออฟฟิศ ช่วยแผนกจัดซื้อเค้า เพราะไม่มีคนสัมภาษณ์ ผู้จัดการแผนกจัดซื้อบินมาจากสิงคโปร์ ส่วนหนึ่งก็เพื่อมาสัมภาษณ์ด้วย นายปิแอร์ผู้จัดการจัดซื้อคนนี้เป็นชาวฝรั่งเศส แต่มาอยู่สิงคโปร์ได้หลายปีแล้ว สองปีก่อนตอนไปประชุมที่มาเลย์เซีย ได้ทำกิจกรรมอยู่กลุ่มเดียวกัน คุยกันอยู่หลายชั่วโมง เลยค่อนข้างสนิทกัน