Governance Training Recap

บันทึกโน้ตที่จดไว้ระหว่างการเรียน governance overview training

Supplier Engagement หรือการซื้อบริการจากซัพพลายเออร์ แบ่งออกได้เป็นสองแบบ คือ

  • Outsourcing: มักจะมีลักษณะเป็นการจ้างใช้บริการระยะยาว เพื่อนำกระบวนการการทำงานออกไปนอกองค์กร เปิดโอกาสให้บุคลากรในองค์กรพุ่งความสำคัญไปยังงานที่เป็นแก่นหลักของธุรกิจแทน มีลักษณะเป็น strategic service
  • Contracted Deliverable: เป็นการจ้างบริการที่มีขอบเขตระยะเวลาไม่นานนัก ทำงานกันเสร็จเป็นอย่างๆ ชิ้นๆ ไป

Outsourcing Progression : หรืออยากจะเรียกว่าวงจรชีวิตของการทำ outsourcing แบ่งเป็น 7 ขั้นตอน

  1. Strategy – Idea คือการมองหาไอเดียว่ากระบวนการ หรือขั้นตอนการทำงานไหนที่น่าจะเหมาะกับการทำ outsource โดยพิจารณาจากกลยุทธ์ของบริษัท หรือของหน่วยงาน
  2. Strategy Exploration ขั้นตอนนี้จะเริ่มต้องใช้ความช่วยเหลือจากแผนก purchasing คือเริ่ม มองออกไปยังตลาด outsource ภายนอก ว่ากระบวนการทำงานแบบนั้น มีบริษัทไหนให้บริการอยู่บ้าง แนวโน้มตลาดเป็นอย่างไร ความคุ้มค่าทางธุรกิจเป็นอย่างไร
  3. Outsourcing Design เป็นการออกแบบการ outsource แล้ว โดยเจาะไปที่ process ที่ต้องการ outsource ปริมาณงาน กระบวนการทำงานในรายละเอียด ความคาดหวังในเรื่องระยะเวลาการให้บริการ เป็นต้น
  4. Contracting เป็นขั้นตอนการทำสัญญา อาจจะต้องเอาฝ่ายกฎหมายเข้ามาช่วยดูสัญญาด้วย
  5. Transition เป็นขั้นตอนเริ่มกระบวนการย้ายงาน จากที่เคยทำในองค์กร มาเป็นงานที่ทำโดย supplier ภายนอก จะติดต่อกันอย่างไร ตกลงความเร็วในการให้บริการเป็นอย่างไร มีข้อยกเว้นอะไรไหม และอื่นๆ
  6. Governance เป็นการควบคุมการทำงานในระหว่างสัญญา
  7. Recompete, Repatriate, Renewal เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาของสัญญา ก็มาทำการประเมินผลสรุป ผลของการประเมินผลอาจจะเป็นว่าให้ต่อสัญญาซัพพลายเออร์รายเดิมทำต่อไป หรือออกไปหาซัพพลายเออร์รายใหม่ หรือดึงงานบางส่วนหรือทั้งหมดกลับเข้ามาทำในองค์กรอย่างเดิม หรืออาจจะเป็นส่วนผสมของทั้งสามรูปแบบนี้ก็ได้

การทำ governance มีเป้าหมายสำคัญคือ กำกับดูแลให้ซัพพลายเออร์ ทำงานให้ได้ผลตามที่ได้ตกลงกันไว้ในสัญญา

หลักการหรือ Principles ของการทำ supplier governance ประกอบด้วย

  • Develop partnership relationship
  • Empower the supplier
  • Leverage supplier expertise
  • Retain only necessary responsibility
  • Maintain control

โดยทั่วไปแล้ว องค์กรที่เป็นลูกค้า จะแค่กำหนดว่า “อะไร” คือสิ่งที่ต้องการให้ทำ (what) แล้วปล่อยให้ supplier เป็นผู้กำหนดเองว่าจะทำงานนั้นๆ “อย่างไร” (how) อาจจะมีข้อยกเว้นอยู่บ้าง ในกรณีที่องค์กรลูกค้า อาจจะต้องลงมาดูในรายละเอียดว่า supplier ทำงานอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้ามีส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อผูกพันทางกฎหมาย หรือมีความเสี่ยงด้านการตรวจสอบภายในองค์กร

กระบวนการหลักๆ ของการทำ governance ประกอบไปด้วย

  • Contract Administration เป็นเรื่องเกี่ยวกับรายละเอียดของสัญญา
  • Relationship Management เป็นการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรลูกค้ากับซัพพลายเออร์
  • Performance Management เน้นไปที่ผลการทำงาน เช่นทำได้ตามข้อกำหนด ตามเวลา ด้วยคุณภาพที่ตกลงกันไว้หรือไม่
  • Financial Management เป็นกระบวนการจัดการด้านการเงิน เช่น ตรวจสอบความถูกต้องของ invoice เป็นต้น

ในการออกแบบกระบวนการทำงาน เพื่อนำไปสู่การ outsource นั้้น มีปัจจัยที่ควรพิจารณาดังนี้

  • ความสลับซับซ้อนของขั้นตอนการทำงาน
  • ความเป็นมาตรฐานของกระบวนการทำงาน มี “ข้อยกเว้น” มากน้อยเพียงใด
  • จำนวนของทางเลือกหรือข้อมูลสำหรับงานแต่ละทรานสแอกชัน
  • ระยะเวลาโดยรวมของทรานสแอกชันแต่ละอัน

บทบาทหรือตำแหน่งหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับงาน governance ประกอบด้วย

  • Executive Sponsor
  • Relationship Manager
  • Process Owner
  • Service manager
  • Transitional manager
  • Others (purchase, legal, finance)

Relationship manager โดยทั่วไปมักจะเป็นคนเดียวต่อ supplier หนึ่งราย รับผิดชอบโดยรวมเกี่ยวกับผลงานของซัพพลายเออร์ ความพึงพอใจขององค์กรภายใน และ value creation โดยพิจารณาทางด้าน  commercial contract, financial, และ operational performance

Process Owner มีหน้าที่รับผิดชอบในการควบคุมให้การทำกระบวนการอย่างใดอย่างหนึ่ง มีความสม่ำเสมอทั้งองค์กร

Service Manager รับผิดชอบดูแลผลของการให้บริการจาก supplier ในการทำงานประจำวัน จัดลำดับความสำคัญของงาน และกำหนดแนวทางในการทำงานกับ supplier

Transition Manager บทบาทนี้เป็นหน้าที่ชั่วคราว โดยเป็นผู้นำในการเริ่มต้นกระบวนการโอนย้ายขั้นตอนการทำงาน และพัฒนาขั้นตอนการกำกับดูแล

Other – Purchasing คอยช่วยเริ่มร่างสัญญา หรือปรับเปลี่ยนสัญญา เจรจาต่อรองราคา

Other – Legal ฝ่ายกฎหมาย เข้ามาช่วยในกรณีที่จำเป็น อาจจะเรื่องความลับทางการค้า หรือเรื่องทางกฎหมายอื่นๆ

Other – Finance ฝ่ายการเงิน มาควบคุมดูแลให้การทำ outsource อยู่ในงบประมาณที่วางไว้

อื่นๆ เช่น Employee/ Labor/ External Relation หรือ internal audit เป็นต้น

 

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s